Home > docs > getting started > Assign leadership roles

Assign leadership roles

Before​ ​ you​ ​ get​ ​ started​ ​ take​ ​ a ​ ​ few​ ​ minutes​ ​ to​ ​ reflect​ ​ on​ ​ the​ ​ different​ ​ people​ ​ you​ ​ rely​ ​ on​ ​ to operate​ ​ your​ ​ unit.​ ​ Understanding​ ​ the​ ​ different​ ​ roles​ ​ within​ ​ your​ ​ unit​ ​ and​ ​ what​ ​ they​ ​ do​ ​ will​ ​ help how​ ​ you​ ​ move​ ​ forward.​ ​ ​ Scout​ ​ Manager​ ​ provides​ ​ the​ ​ most​ ​ common​ ​ roles​ ​ found​ ​ within​ ​ units​ ​ and allows​ ​ you​ ​ to​ ​ assign​ ​ adults​ ​ to​ ​ them.

Assigning​ ​ a ​ ​ role​ ​ grants​ ​ specific​ ​ permissions​ ​ enables​ ​ users​ ​ to​ ​ perform​ ​ certain​ ​ actions​ ​ within Scout​ ​ Manager.​ ​ ​ You​ ​ can​ ​ assign​ ​ multiple​ ​ roles​ ​ to​ ​ adults​ ​ increasing​ ​ their​ ​ permissions​ ​ to​ ​ perform activities.​ ​ ​ Changing​ ​ a ​ ​ user’s​ ​ role​ ​ (adding​ ​ or​ ​ removing)​ ​ is​ ​ effective​ ​ immediately​ ​ at​ ​ the​ ​ user’s next​ ​ successful​ ​ login.

Here​ ​ are​ ​ the​ ​ roles​ ​ that​ ​ can​ ​ be​ ​ assigned​ ​ and​ ​ the​ ​ permissions​ ​ they​ ​ grant​ ​ within​ ​ the​ ​ Scout Manager​ ​ system.

  • Leader​​ ​ - ​ ​ assign​ ​ this​ ​ role​ ​ to​ ​ the​ ​ people​ ​ that​ ​ need​ ​ to​ ​ have​ ​ full​ ​ access​ ​ to​ ​ your​ ​ Pack/Troop data​ ​ in​ ​ Scout​ ​ Manager.​ ​ Full​ ​ access​ ​ means​ ​ they​ ​ can​ ​ add/remove​ ​ users​ ​ and​ ​ scouts​ ​ and view/edit​ ​ all​ ​ details​ ​ of​ ​ every​ ​ User​ ​ Profile​​ ​ in​ ​ the​ ​ Pack/Troop.​ ​ This​ ​ is​ ​ generally​ ​ the Committee​ ​ Chairman,​ ​ Cub/Scout​ ​ Master​ ​ and​ ​ their​ ​ direct​ ​ assistants.​ ​ leaders​ ​ can​ ​ view​ ​ the accounting​ ​ books,​ ​ but​ ​ they​ ​ cannot​ ​ edit​ ​ or​ ​ add​ ​ transactions.
  • Awards​ ​ Coordinator​​ ​ - ​ ​ assign​ ​ this​ ​ role​ ​ to​ ​ the​ ​ people​ ​ that​ ​ coordinate​ ​ your​ ​ awards ceremonies.​ ​ They’ll​ ​ be​ ​ able​ ​ to​ ​ manage​ ​ each​ ​ Scout’s​ ​ awards​ ​ (add​ ​ or​ ​ remove​ ​ at​ ​ the award​ ​ level)​ ​ and​ ​ run​ ​ reports​ ​ that​ ​ will​ ​ help​ ​ them​ ​ coordinate​ ​ handing​ ​ out​ ​ awards.
  • Treasurer​​ ​ - ​ ​ assign​ ​ this​ ​ role​ ​ to​ ​ the​ ​ person​ ​ that​ ​ manages​ ​ your​ ​ Pack​ ​ or​ ​ Troop​ ​ finances. Ideally​ ​ its​ ​ just​ ​ one​ ​ person​ ​ although​ ​ you​ ​ can​ ​ add​ ​ as​ ​ many​ ​ as​ ​ you​ ​ like.​ ​ People​ ​ assigned​ ​ to this​ ​ role​ ​ are​ ​ the​ ​ only​ ​ ones​ ​ with​ ​ access​ ​ to​ ​ the​ ​ Scout​ ​ Accounts​​ ​ feature​ ​ and​ ​ they​ ​ will​ ​ be able​ ​ to​ ​ fully​ ​ manage​ ​ each​ ​ Account.​ ​ NOTE:​ ​ ONLY​ ​ TREASURERS​ ​ CAN​ ​ MANAGE ACCOUNTING​ ​ TRANSACTIONS
  • Den/Patrol​ ​ Leader​​ ​ - ​ ​ assign​ ​ this​ ​ role​ ​ to​ ​ whoever​ ​ is​ ​ managing​ ​ a ​ ​ Den/Patrol.​ ​ People assigned​ ​ to​ ​ this​ ​ role​ ​ can​ ​ view/edit/add/delete​ ​ scouts​ ​ within​ ​ the​ ​ Den/Patrol​ ​ as​ ​ well​ ​ as view​ ​ full​ ​ profile/edit/add/delete​ ​ parents​ ​ of​ ​ those​ ​ scouts.​ ​ This​ ​ role​ ​ is​ ​ only​ ​ assigned​ ​ when viewing​ ​ the​ ​ Den/Patrol​ ​ and​ ​ can​ ​ only​ ​ be​ ​ assigned​ ​ by​ ​ a ​ ​ “Leader”.
  • Website​ ​ Admin​​ ​ - ​ ​ Provides​ ​ full​ ​ control​ ​ over​ ​ your​ ​ unit​ ​ custom​ ​ website​ ​ (premium​ ​ package only).​ ​ ​ People​ ​ you​ ​ assign​ ​ here​ ​ will​ ​ be​ ​ able​ ​ to​ ​ add/remove​ ​ pages,​ ​ files​ ​ and​ ​ photos,​ ​ etc​ ​ on your​ ​ custom​ ​ website.
  • Events​ ​ Coordinator​​ ​ - ​ ​ by​ ​ default​ ​ all​ ​ leaders​ ​ are​ ​ event​ ​ coordinators​ ​ with​ ​ the​ ​ ability​ ​ to add,​ ​ remove​ ​ and​ ​ manage​ ​ events.​ ​ ​ This​ ​ particular​ ​ role​ ​ is​ ​ this​ ​ is​ ​ assignable​ p er​ ​ event​ ​ and allows​ ​ the​ ​ assigned​ ​ scout​ ​ or​ ​ adult​ ​ to​ ​ manage​ ​ the​ ​ event.​ ​ ​ Use​ ​ this​ ​ when​ ​ you​ ​ get​ ​ a volunteer​ ​ to​ ​ help​ ​ with​ ​ a ​ ​ specific​ ​ event,​ ​ but​ ​ you​ ​ don’t​ ​ to​ ​ allow​ ​ them​ ​ the​ ​ ability​ ​ to​ ​ create other​ ​ events.
  • Committee​ ​ Member​​ ​ - ​ ​ this​ ​ role​ ​ is​ ​ similar​ ​ to​ ​ the​ ​ leader​ ​ role,​ ​ but​ ​ does​ ​ not​ ​ have​ ​ the​ ​ ability to​ ​ make​ ​ edits.​ ​ In​ ​ addition​ ​ to​ ​ regular​ ​ user​ ​ rights​ ​ a ​ ​ person​ ​ with​ ​ the​ ​ Committee​ ​ Member role​ ​ has​ ​ read​ ​ only​ ​ access​ ​ to​ ​ all​ ​ Users,​ ​ Scouts,​ ​ Dens,​ ​ Accounts​ ​ and​ ​ they​ ​ can​ ​ view​ ​ the Chart​ ​ of​ ​ Accounts.​ ​ Unless​ ​ they​ ​ inherit​ ​ the​ ​ permission​ ​ from​ ​ another​ ​ assigned​ ​ role​ ​ they cannot​ ​ edit​ ​ users/scouts,​ ​ sign​ ​ off​ ​ requirements,​ ​ change​ ​ awards,​ ​ change​ ​ accounts, submit​ ​ account​ ​ transactions,​ ​ etc.​ ​ They​ ​ cannot​ ​ run​ ​ any​ ​ accounting​ ​ reports.
  • Parent​​ ​ - ​ ​ this​ ​ role​ ​ is​ ​ assigned​ ​ by​ ​ associating​ ​ a ​ ​ scout​ ​ and​ ​ an​ ​ adult.​ ​ ​ A ​ ​ parent​ ​ has​ ​ access to​ ​ view​ ​ and​ ​ edit​ ​ scouts​ ​ associated​ ​ with​ ​ them​ ​ and​ ​ view​ ​ their​ ​ financial​ ​ accounts.​ ​ ​ In Packs,​ ​ you​ ​ can​ ​ also​ ​ configure​ ​ to​ ​ allow​ ​ parents​ ​ to​ ​ sign​ ​ off​ ​ on​ ​ requirements.

To​ ​ manage​ ​ leadership​ ​ roles​ ​ click​ ​ Membership​ ​ =>​ ​ View​ ​ Leadership​ ​ Roles​ ​ page.​ ​ ​ To​ ​ add​ ​ a ​ ​ role to​ ​ a ​ ​ person:

  1. click​ ​ the​ ​ “+”
  2. select​ ​ the​ ​ Role
  3. type​ ​ in​ ​ the​ ​ name​ ​ of​ ​ the​ ​ person​ ​ in​ ​ the​ ​ provided​ ​ space.​ ​ ​ You​ ​ can​ ​ add​ ​ more​ ​ than​ ​ one person​ ​ at​ ​ a ​ ​ time.