Home > docs > getting started > Importing Data

Import​ Scouts, Adults ​& Awards

Getting​ ​ your​ ​ data​ ​ into​ ​ any​ ​ online​ ​ system​ ​ can​ ​ be​ ​ a ​ ​ challenge.​ ​ ​ We’ve​ ​ done​ ​ our​ ​ best​ ​ to​ ​ make​ ​ this process​ ​ as​ ​ easy​ ​ as​ ​ possible​ ​ and​ ​ we​ ​ can​ ​ import​ ​ data​ ​ from​ ​ most​ ​ sources​ ​ whether​ ​ you​ ​ collected​ ​ it manually​ ​ or​ ​ exported​ ​ from​ ​ another​ ​ system.​ ​ ​ We​ ​ understand​ ​ that​ ​ sometimes​ ​ it​ ​ can​ ​ be​ ​ difficult because​ ​ not​ ​ all​ ​ data​ ​ is​ ​ made​ ​ the​ ​ same.​ ​ ​ We’re​ ​ here​ ​ to​ ​ help​ ​ so​ ​ if​ ​ you​ ​ need​ ​ it​ ​ just​ ​ send​ ​ an​ ​ email to​ ​ support@scoutmanager.com​ . ​ ​ ​ We​ ​ do​ ​ lots​ ​ of​ ​ imports​ ​ so​ ​ we​ ​ can​ ​ often​ ​ get​ ​ your​ ​ data​ ​ into​ ​ the system​ ​ fairly​ ​ quickly.

To​ ​ access​ ​ the​ ​ import​ ​ section​ ​ use​ ​ the​ ​ menu​ ​ Administration​ ​ =>​ ​ Data​ ​ Import.​ ​ ​ You​ ​ can​ ​ import​ ​ both user​ ​ and​ ​ awards​ ​ data​ ​ separately​ ​ as​ ​ needed.

ScoutNet​ ​ import​

You​ ​ can​ ​ import​ ​ your​ ​ unit​ ​ scouts​ ​ and​ ​ awards​​ ​ directly​ ​ from​ ​ ScoutNet.​ ​ ​ This​ ​ is the​ ​ fastest​ ​ way​ ​ to​ ​ get​ ​ started.​ ​ ​ You​ ​ need​ ​ your​ ​ ScoutNet​ ​ credentials​ ​ and​ ​ we’ll​ ​ automatically import​ ​ your​ ​ data​ ​ within​ ​ a ​ ​ few​ ​ minutes.​ ​ ​ Any​ ​ person​ ​ with​ ​ the​ ​ Leader​ ​ role​ ​ (see​ ​ below)​ ​ can​ ​ perform this​ ​ action​ ​ via​ ​ Administration​ ​ =>​ ​ Data​ ​ Import,​ ​ then​ ​ select​ ​ ScoutNet​ ​ import.

Scoutbook import

You can import your scouts, parents, adult leaders and awards directly from Scoutbook. You’ll need the credentials to an administrative account and within a few minutes the system will automatically pull the information into Scout Manager.

Import​ ​ from​ ​ another​ ​ source​

You​ ​ may​ ​ have​ ​ data​ ​ in​ ​ another​ ​ system​ ​ that​ ​ you​ ​ want​ ​ to​ ​ import either​ ​ separately​ ​ or​ ​ in​ ​ addition​ ​ to​ ​ the​ ​ ScoutNet​ ​ import.​ ​ ​ For​ ​ example​ ​ you​ ​ may​ ​ want​ ​ to​ ​ import your​ ​ adult​ ​ leaders​ ​ and​ ​ parents​ ​ (which​ ​ is​ ​ not​ ​ currently,​ ​ available​ ​ using​ ​ the​ ​ ScoutNet​ ​ import).​ ​ ​ For this​ ​ process​ ​ we​ ​ recommend​ ​ providing​ ​ your​ ​ data​ ​ in​ ​ spreadsheet​ ​ form​ ​ and​ ​ saving​ ​ the​ ​ data​ ​ as comma​ ​ separated​ ​ values​ ​ (CSV)​ ​ format.

You​ ​ may​ ​ need​ ​ to​ ​ do​ ​ a ​ ​ fair​ ​ amount​ ​ of​ ​ data​ ​ preparation​ ​ in​ ​ a ​ ​ spreadsheet​ ​ application,​ ​ but​ ​ it​ ​ will save​ ​ you​ ​ valuable​ ​ time​ ​ later​ ​ so​ ​ it’s​ ​ worth​ ​ the​ ​ effort.​ ​ ​ To​ ​ save​ ​ time​ ​ we​ ​ provide​ ​ a ​ s ​ preadsheet template​​ ​ with​ ​ header​ ​ columns​ ​ pre-populated.

Template​ ​ link: use this template when you already have your scout/parent data in a spreadsheet

Scout & Parent data template

The​ ​ headers​ ​ help​ ​ the​ ​ import​ ​ process​ ​ figure​ ​ out​ ​ what​ ​ data​ ​ is​ ​ in​ ​ which​ ​ column​ ​ to​ ​ be​ ​ sure​ ​ to​ ​ use the​ ​ exact​ ​ name​ ​ in​ ​ the​ ​ template,​ ​ however​ ​ the​ ​ order​ ​ of​ ​ the​ ​ columns​ ​ is​ ​ not​ ​ important.​ ​ ​ Both​ ​ Scouts and​ ​ Adults​ ​ can​ ​ be​ ​ imported​ ​ at​ ​ the​ ​ same​ ​ time​ ​ –​ ​ there’s​ ​ a ​ ​ user​ ​ type​ ​ field​ ​ to​ ​ let​ ​ the​ ​ system​ ​ know which​ ​ type​ ​ of​ ​ user​ ​ you’re​ ​ importing.

Parent​ ​ data ​ ​ You​ ​ can​ ​ provide​ ​ parent​ ​ data​ ​ on​ ​ the​ ​ same​ ​ row​ ​ as​ ​ the​ ​ scout.​ ​ ​ The​ ​ system​ ​ will recognize​ ​ this​ ​ and​ ​ automatically​ ​ associate​ ​ them​ ​ together.​ ​ ​ This​ ​ is​ ​ a ​ ​ huge​ ​ time​ ​ saver​ ​ later​ ​ on​ ​ so consider​ ​ it.​ ​ ​ Up​ ​ to​ ​ 4 ​ ​ parents​ ​ can​ ​ be​ ​ specified.

When​ ​ importing​ ​ data​ ​ it’s​ ​ important​ ​ to​ ​ validate​ ​ that​ ​ the​ ​ data​ ​ is​ ​ consistent​ ​ in​ ​ each​ ​ column​ ​ top​ ​ to bottom.​ ​ ​ Adults​ ​ don’t​ ​ get​ ​ ranks,​ ​ den/patrol​ ​ and​ ​ other​ ​ Scout​ ​ related​ ​ fields.

Awards​ ​ import ​ ​ ​ If​ ​ you​ ​ need​ ​ to​ ​ import​ ​ awards​ ​ from​ ​ a ​ ​ source​ ​ other​ ​ than​ ​ ScoutNet,​ ​ the specification​ ​ for​ ​ the​ ​ data​ ​ is​ ​ as​ ​ follows:

  1. Scout’s​ ​ Last​ ​ Name​​ ​ - ​ ​ the​ ​ first/last​ ​ name​ ​ must​ ​ match​ ​ your​ ​ scout​ ​ in​ ​ Scout​ ​ Manager​ ​ exactly.
  2. Scout’s​ ​ First​ ​ Name
  3. Award​ ​ Date​​ ​ - ​ ​ can​ ​ be​ ​ formated​ ​ as​ ​ yyyy/mm/dd,​ ​ yyyy-mm-dd,​ ​ mm/dd/yy,​ ​ mm-dd-yy, mm/dd/yyyy​ ​ or​ ​ mm-dd-yyyy.​ ​ (e.g.​ ​ 11-01-2015)
  4. Award​ ​ Name​ ​ or​ ​ Scoutnet​ ​ Code​​ ​ - ​ ​ We​ ​ do​ ​ our​ ​ best​ ​ to​ ​ match​ ​ the​ ​ award​ ​ name​ ​ using advanced​ ​ techniques,​ ​ but​ ​ sometimes​ ​ it​ ​ just​ ​ won’t​ ​ match​ ​ up.​ ​ In​ ​ these​ ​ cases​ ​ we’ll​ ​ show​ ​ you what​ ​ we​ ​ can’t​ ​ figure​ ​ out​ ​ and​ ​ you’ll​ ​ need​ ​ to​ ​ modify​ ​ your​ ​ input​ ​ file​ ​ to​ ​ help​ ​ identify​ ​ the​ ​ award.

Save​ ​ this​ ​ as​ ​ comma​ ​ separated​ ​ values​ ​ (CSV).​ ​ ​ Some​ ​ awards​ ​ names​ ​ contain​ ​ commas!​ ​ ​ This​ ​ will mess​ ​ up​ ​ your​ ​ data​ ​ (because​ ​ its​ ​ comma​ ​ separated),​ ​ so​ ​ remove​ ​ any​ ​ commas​ ​ and​ ​ other​ ​ special characters​ ​ from​ ​ awards​ ​ names​ ​ before​ ​ attempting​ ​ the​ ​ import.

You​ ​ can​ ​ import​ ​ awards​ ​ data​ ​ as​ ​ many​ ​ times​ ​ as​ ​ you​ ​ want.​ ​ ​ The​ ​ import​ ​ is​ ​ smart​ ​ enough​ ​ to​ ​ update already​ ​ imported​ ​ awards​ ​ (e.g.​ ​ you​ ​ need​ ​ to​ ​ update​ ​ dates)​ ​ and​ ​ not​ ​ create​ ​ multiple​ ​ awards.

The​ ​ scout’s​ ​ name​ ​ must​ ​ match​ ​ exactly​ ​ else​ ​ the​ ​ import​ ​ with​ ​ kick​ ​ it​ ​ out.​ ​ ​ If​ ​ you​ ​ see​ ​ this​ ​ during​ ​ the import​ ​ process​ ​ go​ ​ back​ ​ to​ ​ your​ ​ spreadsheet​ ​ and​ ​ make​ ​ corrections,​ ​ then​ ​ retry​ ​ the​ ​ import. The​ ​ import​ ​ may​ ​ also​ ​ kick​ ​ out​ ​ award​ ​ names​ ​ that​ ​ it​ ​ doesn’t​ ​ recognize.​ ​ ​ This​ ​ is​ ​ usually​ ​ due​ ​ to inconsistent​ ​ naming​ ​ practices​ ​ across​ ​ software​ ​ applications.​ ​ ​ The​ ​ easiest​ ​ resolution​ ​ and recommended​ ​ is​ ​ to​ ​ update​ ​ your​ ​ spreadsheet​ ​ with​ ​ the​ ​ exact​ ​ BSA​ ​ name​ ​ and​ ​ then​ ​ retry​ ​ the import.

This​ ​ process​ ​ can​ ​ be​ ​ tedious.​ ​ ​ If​ ​ you’re​ ​ having​ ​ troubles​ ​ send​ ​ an​ ​ email​ ​ to support@scoutmanager.com​​ ​ and​ ​ ask​ ​ for​ ​ help.

Step​ ​ by​ ​ step​ ​ importing​ ​ your​ ​ data

By​ ​ far​ ​ the​ ​ easiest​ ​ path​ ​ to​ ​ importing​ ​ scout​ ​ & ​ ​ award​ ​ data​ ​ is​ ​ to​ ​ use​ ​ the​ ​ ScoutNet​ ​ import.​ ​ ​ Using​ ​ your ScoutNet​ ​ credentials​ ​ the​ ​ system​ ​ can​ ​ pull​ ​ in​ ​ all​ ​ your​ ​ scouts​ ​ and​ ​ their​ ​ awards​ ​ in​ ​ a ​ ​ few​ ​ minutes.​ ​ ​ The process​ ​ is​ ​ mostly​ ​ hands​ ​ off​ ​ requiring​ ​ on​ ​ a ​ ​ final​ ​ review​ ​ and​ ​ import​ ​ click​ ​ from​ ​ you. 6After​ ​ that​ ​ I’d​ ​ recommend​ ​ using​ ​ the​ ​ Scout​ ​ & ​ ​ Parent​ ​ CSV​ ​ Template​ to​ ​ prepare​ ​ your​ ​ data​ ​ for​ ​ import (click​ ​ the​ ​ link​ ​ to​ ​ download​ ​ the​ ​ template).​ ​ The​ ​ advantage​ ​ of​ ​ using​ ​ this​ ​ template​ ​ is​ ​ that​ ​ you​ ​ can​ ​ pull​ ​ in both​ ​ scout​ ​ and​ ​ adult/parent​ ​ data​ ​ at​ ​ the​ ​ same​ ​ time.​ ​ ​ To​ ​ use​ ​ it:

  1. Download​ ​ the​ ​ template​ ​ and​ ​ open​ ​ it​ ​ in​ ​ MS​ ​ Excel​ ​ or​ ​ equivalent.
  2. You’ll​ ​ see​ t ​ hat​ ​ we’ve​ ​ pre-populated​ ​ the​ ​ headers.​ ​ Keep​ ​ these​ ​ named​ ​ as​ ​ is​ ​ because we’ll​ ​ use​ ​ them​ ​ to​ ​ auto-discover​ ​ the​ ​ columns​ ​ during​ ​ import.​ ​ You​ ​ can​ ​ put​ ​ the columns​ ​ in​ ​ a ​ ​ different​ ​ order​ ​ or​ ​ remove​ ​ columns​ ​ if​ ​ you​ ​ don’t​ ​ need​ ​ them.
  3. Using​ ​ the​ ​ sample​ ​ data​ ​ as​ ​ a ​ ​ guide​ ​ fill​ ​ in​ ​ the​ ​ rows​ ​ with​ ​ your​ ​ user​ ​ data.​ ​ Parent​ ​ data should​ ​ go​ ​ on​ ​ the​ ​ same​ ​ row​ ​ as​ ​ the​ ​ Scout.​ ​ You​ ​ don’t​ ​ have​ ​ to​ ​ provide​ ​ every​ ​ data field,​ ​ but​ ​ you​ ​ MUST​ ​ provide​ ​ a ​ ​ first​ ​ and​ ​ last​ ​ name.
  4. Save​ ​ as​ ​ CSV​ ​ (comma-separated-values)
  5. Switch​ ​ back​ ​ to​ ​ your​ ​ browser​ ​ and​ ​ open​ ​ up​ ​ Scout​ ​ Manager
  6. In​ ​ the​ ​ menu​ ​ select​ ​ Administration​ ​ =>​ ​ Import​ ​ Data
  7. Select​ ​ “User​ ​ Import​ ​ / ​ ​ User​ ​ File​ ​ Import”​ ​ and​ ​ follow​ ​ the​ ​ directions​ ​ to​ ​ import​ ​ your data.

Note​ ​ that​ ​ you​ ​ cannot​ ​ import​ ​ parent​ ​ data​ ​ without​ ​ a ​ ​ scout.​ ​ But​ ​ you​ ​ can​ ​ import​ ​ adults​ ​ along​ ​ with​ ​ your scout​ ​ data,​ ​ just​ ​ be​ ​ sure​ ​ to​ ​ specify​ ​ which​ ​ is​ ​ which​ ​ (use​ ​ the​ ​ template!).

When​ ​ the​ ​ import​ ​ finishes​ ​ you’ll​ ​ have​ ​ your​ ​ scout​ ​ data​ ​ and​ ​ parents​ ​ (if​ ​ you​ ​ added​ ​ them)​ ​ in​ ​ the​ ​ system. The​ ​ import​ ​ process​ ​ will​ ​ automatically​ ​ link​ ​ the​ ​ parents​ ​ to​ ​ the​ ​ scouts.​ ​ If​ ​ you​ ​ run​ ​ the​ ​ import​ ​ process multiple​ ​ times​ ​ it​ ​ will​ ​ detect​ ​ existing​ ​ scouts​ ​ and​ ​ update​ ​ their​ ​ information.

You​ ​ can​ ​ also​ ​ combine​ ​ techniques.​ ​ ​ For​ ​ example,​ ​ use​ ​ ScoutNet​ ​ to​ ​ get​ ​ your​ ​ scouts.​ ​ ​ Then​ ​ export​ ​ the data​ ​ (get​ ​ it​ ​ from​ ​ the​ ​ Data​ ​ Backup),​ ​ add​ ​ parents​ ​ to​ ​ the​ ​ scouts​ ​ using​ ​ the​ ​ Scout​ ​ & ​ ​ Parent​ ​ CSV tempalte​ ​ and​ ​ then​ ​ import​ ​ it.​ ​ ​ The​ ​ import​ ​ will​ ​ auto-discover​ ​ the​ ​ scouts​ ​ by​ ​ first/last​ ​ name​ ​ –​ ​ it​ ​ won’t create​ ​ duplicates​ ​ and​ ​ just​ ​ update​ ​ whatever​ ​ data​ ​ you​ ​ add/changed.